修正「机关档案点收作业要点」

发文单位：台湾当局

文　　号：档征字第09300020471号

发布日期：2004-4-12

执行日期：2004-4-12

生效日期：1900-1-1

中华民国九十三年四月十二日档案管理局档征字第09300020471号函修正发布全文11点

一、为统一机关档案点收作业，提升档案管理效能，特订定本要点。

二、各机关归档案件以原件为原则；有附件者，每一种以一份为限。

三、归档案件属纸本型式者，应由承办人员逐件依下列原则编写页码：

(一)依文件产生日期之先后顺序，晚者在上，早者在下，依序编写页码；文件系双面书写或打印者，亦同。

(二)附件页码之编写，除已编有页码或为书籍型式或难以随文装订者外，应并同其本文连续为之。

四、各机关承办单位或文书单位应将办毕案件于五日内逐件依序汇齐后，并同归档清单送交档案管理单位归档。但下列物品，不得归档：

(一)现金、有价证券及其它贵重物品。

(二)司法诉讼有关物证。

(三)流质、气体、易燃品、管制物品或其它危及人身与公共安全之物品。

(四)易变质而不适长期保存之物品。以机关名义对内部单位行文，各受文单位办毕后得不归档；机关内部单位间行文，亦同。

第一项本文所称办毕案件，指依文书处理规定完成发文或存查程序之案件。

五、归档清单应记载下列事项：

(一)文号。

(二)主旨或事由。

(三)承办单位及人员。

(四)本文数量。

(五)附件媒体类型及数量。归档案件有微缩片、电子媒体、录音带、录像带或其它方式储存之媒体或书籍型式之附件时，应由承办单位或文书单位于该媒体或附件适当位置注记文号，并于归档清单上注记其类型及数量。

第一项归档清单格式，由各机关自行订定。

六、办毕案件有延后归档之必要者，应由承办人员签请机关权责长官核准，并知会档案管理单位。

七、各机关档案管理单位办理点收作业，应以件为单位，详细核对其内容与数量，经确认无误后，于归档清单上注记点收日期并签章，或盖点收章备查。

归档案件有第五点第二项情形者，必要时应请承办人员确认其内容无误后弥封盖章，始得点收。

归档清单，档案管理单位应留存一份；其保存年限由各机关自行订定。

八、归档案件有第四点第一项各款所定之物品者，应退回文书单位或承办单位处理。归档案件有下列情形者，应退还文书单位或承办单位补正，并于归档清单上注记其原因及日期：

(一)案件或其附件不全，或附件未经签准而抽存者。

(二)案件污损或内容不清楚者。

(三)案件未经批准或漏判、漏印、漏发、漏会者。

(四)案件未编列文号或文号有误者。

(五)案件未填注保存年限或分类号者。

(六)案件未依规定编写页码或页码编写有误者。

(七)案件未依规定盖骑缝章或职名章者。

(八)样张或已作废之契约凭证等文件，有漏盖「样张」或「注销」字样者。

(九)案件与归档清单之登载不符者。

(十)案件未能以原件归档且未经签奉权责长官核准者。

前项第二款所定情形之补正，应由承办业务相关人员查明补注盖章，并经机关权责长官核可后，并同原案归档备查。

九、对于应归档而未归档之案件，各机关档案管理单位应定期办理稽催；

经稽催仍未办理者，应签请长官处理。

前项稽催，应制作稽催单，载明下列事项：

(一)主旨。

(二)文号。

(三)承办单位及人员。

(四)稽催日期及应归档日期。

前项稽催单元格式，由各机关自行订定。

十各机关档案管理单位应定期列表统计归档情形，签请权责长官核阅后，知会各承办单位。

十一、机关人员调、离职时，人事单位应知会档案管理单位，以查检其档案应归档情形。