订定「机关档案目录修正作业程序说明」

发文单位：台湾当局

文　　号：档应字第0940014098号

发布日期：2005-3-16

执行日期：2005-3-16

生效日期：1900-1-1

中华民国九十四年三月十六日档案管理局档应字第0940014098号函订定发布全文2点

壹、前言机关定期送交档案管理局(以下简称本局)之档案目录，经系统检核无误后均汇整公布于「全国档案目录查询网」(网址：gov.tw)，各机关已完成汇送之档案目录如有修正，请将修正之档案目录并同每次新增目录送交本局。

本局系统案件层级之档案目录系以年度号、分类号、案次号、卷次号及目次号组成为唯一识别键值，例如：093/02064/10/2/1；案卷层级之档案目录系以年度号、分类号、案次号组成为唯一识别键值，例如：086/11321/6。因此每笔档案目录须具唯一性，相同识别键值之档案目录汇入系统时，除注记为删除者外，其余后汇入系统之档案目录内容，将覆盖先前已存在同识别键值之档案目录内容。

为维护档案目录品质，各机关成功汇入本局系统之档案目录如有修正，应将修正后目录依规定程序及期程办理汇送，俾民众查询及申请应用档案。

贰、修正作业程序

一、档案目录修正内容不包括识别键值

　　┌────────────────────────────┐
　　│机关对于已成功汇入本局系统之档案目录进行修正，但修正内容│
　　│不包括年度号、分类号、案次号、卷次号及目次号等字段。　　│
　　└────────────────────────────┘
　　

【作业程序】：机关修正之档案目录内容如不包含年度号、分类号、案次号、卷次号及目次号等字段，请直接将原错误资料予以修正，并每半年目录汇送时程，再次汇送出修正后目录资料即可。修正之档案目录汇入系统时，将因识别键值相同而覆盖原已进入系统之旧档案目录资料，更新为最新异动之正确资料内容。

二、档案目录修正内容包括识别键值

　　┌────────────────────────────┐
　　│机关对于已成功汇入本局系统之档案目录进行修正，但修正内容│
　　│包含年度号、分类号、案次号、卷次号及目次号等其中任一字段│
　　│，例如将091/20013/20/2/1修正为091/20013/20/3/1或091　　 │
　　│/20010/20/2/1。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 │
　　└────────────────────────────┘
　　

【作业程序】：

1.为使已汇入本局系统之修正前档案目录，能自本局系统中删除，请机关依「机关档案信息化作业要点」附表三之档案目录传输格式表规定，将该笔目录之功能项代码注记为D。

2.档案目录功能项注记D之作业方式：

(1)使用本局档案目录建文件软件5.0以上版本之机关(5.0以下版本不具此功能，目前最新版为6.1版)A.开启档案目录建文件软件6.1版，利用该软件提供之检索字段，查询出欲修正之档案目录。例如欲将90/100/1/1中50笔资料修正为90/200/1/1。

B.于「分类号」字段将100修正为200。点按「修正」后，建文件软件即会将90/100/1/1之50笔资料删除，并更新为90/200/1/1/001～050。

※此时机关将查询不到修正前之资料，但在机关转出新修正之档案目录时，将会一起转出已自动注记为D之档案目录。

C.进行目录转出作业，将转出之档案目录电子文件重新办理汇送。

于进行档案目录转出时，建文件软件则会自动转出90/100/1/1之50笔档案目录，并于功能项注记为D；同时转出90/200/1/1之50笔档案目录，于其功能项注记为N新增。

※当机关进行目录转出时，转出目录之修改日期范围只要涵盖到修正档案目录当天日期，修正后之档案目录及建文件软件中注记为D删除之档案目录，均会同时转出。

※如机关目前采行之档案目录建文件软件无法于档案目录之功能项进行新增(N)、修改(M)或删除(D)之注记，建请更新档案目录建文件软件。

(2)非使用档案管理局建文件软件之机关，如所使用的系统可以进行文件案目录新增(N)、修改(M)或删除(D)之注记，请自行依照系统功能处理或参照下列作业方式处理。

A.将原错误识别键值之档案目录资料重新转出。

B.以文字编辑器(如：记事本NotePad或Ultraedit)开启转出之原错误识别键值之XML档案目录电子文件。转出之档案目录电子文件如为.ZIP之压缩档案格式，须先进行压缩，才能以文字编辑器直接开启档案目录电子文件，看到转出之档案目录资料内容。

C.以鼠标点按「编辑」功能选项下之「取代」。

(a)在取代功能对话框中之「寻找目标」该空白输入栏贴上自XML档案目录第二行复制之＜功能＞N＜/功能＞该行文字，并在「取代为」该空白输入栏输入＜功能＞D＜/功能＞(可直接将前者复制之＜功能＞N＜/功能＞贴上后，再将N改成D即可)(如附图)【注】N注记该笔资料为新增资料。D注记该笔资料为欲删除之资料。

(b)点按「全部取代」后，原XML全部资料之功能注记均会逐一被改换为D。待取代完毕后，按「档案」功能下之「存盘」即可。如果待删除之档案目录只有几笔，且确定其识别键值，则直接将该笔资料之功能项注记更改为D。

(c)D注记完成后，请再将.XML档案目录压缩成.ZIP档案，以方便储存。

3.将功能项注记D之修正前档案目录，以及修正后之档案目录，并每一次目录汇送作业送交本局。

4.功能项注记D(D表示删除)之档案目录汇入系统时，本局系统如比对已有此相同识别键值之档案目录，则删除此笔档案目录。

＜情形二＞：档案目录修正内容包括识别键值，但机关已修正或删除档案目录，且无法找出修正或删除前的档案目录。

【作业程序】：

1.为使机关送交本局之修正前的档案目录能完全删除，本局须删除该机关已汇入系统之全部档案目录，并请机关重新汇送已建置之全部档案目录。

2.机关如属此种情形，应于档案目录汇送说明表备注栏载明清楚，并于档案目录汇送机关每次函报本局公文中加以说明，俾后续相关作业。